Privacy beleid – Hotel Adoma

Reikwijdte van dit beleid

Dit Privacybeleid omschrijft hoe hotel Adoma (NV immo Adoma) individuele Persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, raadplegen of anderszins verwerken. Dit Privacybeleid is wereldwijd van toepassing, maar afhankelijk van waar u woont, kunnen er specifieke bepalingen van dit Privacybeleid zijn die niet op u van toepassing zijn.

Voor de toepassing van de EU-privacywetgeving, afhankelijk van het soort verwerking van Persoonsgegevens zoals omschreven in dit Privacybeleid, kan hotel Adoma (NV immo Adoma) handelen als enige of gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer er gehandeld wordt als gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken, bepalen beide entiteiten de wijze en het doel van de verwerking van uw Persoonsgegevens. Dit betekent voor u dat u uw rechten kunt doen gelden tegen elk van de gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken door contact op te nemen met het bedrijf zoals hieronder omschreven.

In een aantal gevallen omschreven in dit Privacybeleid, verwerkt het hotel waar u uw reservering en/of verblijf heeft geboekt ook uw gegevens als (gezamenlijke of enige) Verwerkingsverantwoordelijke. Het hotel is alleen verantwoordelijk voor de verwerkingsactiviteiten waarvoor het de enige Verwerkingsverantwoordelijke is.

NV immo Adoma is een bedrijf dat is opgericht onder Belgisch recht, geregistreerd bij de kruisbank van Ondernemingen onder befrijfsnummer 130507, met statutaire zetel en kantoor aan Sint-Denijslaan 19 in B-9000 Gent, telefoonnummer: +32 9 222 65 50.

Wij zetten ons in voor de bescherming van de privacy van onze gebruikers en klanten.

Dit Privacybeleid is bedoeld om u te informeren over hoe wij de Persoonsgegevens verzamelen, definiëren en gebruiken, die u ons verstrekt als u onze websites en mobiele applicaties gebruikt of wanneer u gebruikmaakt van onze diensten. Neem even de tijd om dit Privacybeleid aandachtig door te lezen. Houd er rekening mee dat wanneer u van plan bent de Persoonsgegevens van iemand anders aan ons te geven, bijvoorbeeld wanneer u een reservering namens hen maakt, u ons die persoonlijke gegevens alleen mag verstrekken met hun toestemming en nadat zij toegang hebben gekregen tot informatie over hoe wij hun gegevens zullen gebruiken, waaronder de doelstellingen zoals omschreven in dit privacybeleid.

DIT BELEID OMVAT EEN OMSCHRIJVING VAN UW GEGEVENSBESCHERMINGSRECHTEN, INCLUSIEF HET RECHT OM BEZWAAR TE MAKEN TEGEN EEN AANTAL VAN DE VERWERKINGSACTIVITEITEN DIE WE UITVOEREN. HOUD ER REKENING MEE DAT UW RECHTEN ALS BETROKKENE KUNNEN VERSCHILLEN AFHANKELIJK VAN WAAR U WOONT.

DE EU-PRIVACYWETGEVING VEREIST DAT WE SPECIFIEK ZIJN OVER ONZE REDENEN EN RECHTSGRONDEN VOOR HET GEBRUIK VAN UW PERSOONSGEGEVENS. DIENOVEREENKOMSTIG, ALLEEN VOOR DE DOELEINDEN VAN DE EU PRIVACYWETGEVING, OMSCHRIJFT DE ONDERSTAANDE INFORMATIE DE SOORTEN GEGEVENS DIE WE VERWERKEN, WAAR WE UW GEGEVENS VANDAAN HALEN, DE GRONDEN WAAROP WIJ DE VERWERKING UITVOEREN EN MET WIE WE UW GEGEVENS KUNNEN DELEN. MET UITZONDERING VAN DE SECTIES ‘VERWERKTE GEGEVENSCATEGORIEËN’ ZOALS HIERONDER OMSCHREVEN, IS NIETS BEDOELD OM ONS MET BETREKKING TOT ONZE GEBRUIKERS BUITEN DE EU TE BINDEN.

Landspecifieke voorwaarden

Houd er rekening mee dat er zich lokale verschillen in dit Privacybeleid kunnen bevinden om te voldoen aan lokale wetgeving.

In het bijzonder kunnen er lokale afwijkingen zijn binnen de Europese Unie. Wij vragen u te praten met de receptiemanager van uw hotel voor meer informatie of om contact op te nemen met ons via info@hotel-adoma.be. Als u nog vragen heeft over de informatie die door het hotel wordt verstrekt, neem dan rechtstreeks contact op met het hotel.

Definities

Filialen en dochterondernemingen: Elke onderneming, firma, vennootschap of andere entiteit die direct of indirect zeggenschap heeft over, onder zeggenschap staat van of onder gezamenlijke zeggenschap staat van NV immo Adoma.

Verwerkingsverantwoordelijke: De natuurlijke of juridische persoon, openbare instantie, agentschap of ander orgaan dat, alleen of gezamenlijk met andere, de doeleinden en wijze van verwerking van Persoonsgegevens bepaalt.

EU-privacywetgeving: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (de ‘AVG’), maar ook alle andere geïmplementeerde of gecreëerde wet- en/of regelgeving in navolging op de AVG en e-privacywetgeving, of wet- en/of regelgeving die elk van deze wijzigt, vervangt, intrekt of consolideert, en alle andere nationale, toepasselijke wetgeving met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens en privacy.

Verwerker: Een natuurlijke of juridische persoon, openbare instantie, agentschap of ander orgaan dat Persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

Ontvanger: Een natuurlijke of juridische persoon, openbare instantie, agentschap of ander orgaan aan wie de Persoonsgegevens worden bekend gemaakt, ongeacht of dit een derde partij is.

Derde partij: Een natuurlijke of juridische persoon, openbare instantie, agentschap of orgaan anders dan de betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en personen die, onder direct gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, geautoriseerd zijn om Persoonsgegevens te verwerken.

Toezichthoudende autoriteit: Een onafhankelijke openbare instantie welke is ingesteld door een lidstaat in overeenkomst met artikel 51 van de AVG.

Persoonlijke gegevens: Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘Betrokkene’). Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die kan worden geïdentificeerd, direct of indirect, voornamelijk door verwijzing naar een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Verwerking: Ieder handeling of reeks van handelingen die wordt uitgevoerd op de Persoonsgegevens of op combinaties van Persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals verzameling, registratie, organisatie, vastlegging, opslag, bijwerking of wijziging, opvraging, raadpleging, gebruik, verstrekking door doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stelling, aligneren of combinatie, beperking, wissen of vernietiging.

Privacyschild: De juridische kaders van het EU-VS en Zwitserland-VS privacyschild, ontworpen door het Amerikaanse Ministerie van handel en de Europese Commissie en Zwitserse overheid om bedrijven aan beide kanten van de Atlantische Oceaan te voorzien van een mechanisme om te voldoen aan de gegevensbeschermingsvereisten wanneer Persoonsgegevens worden overgedragen van de Europese Unie en Zwitserland naar de Verenigde Staten ter ondersteuning van trans-Atlantische handel.

Standaard contractbepalingen: Reeks van standaard contractbepalingen voor overdrachten zoals aangenomen door de Europese Commissie voor de internationale overdracht van Persoonsgegevens.

Inbreuk op Persoonsgegevens: Een beveiligingsinbreuk die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking van of toegang tot verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens.

Hotelboekingsproces

Hotelboekingsproces

In het kader van het hotelboekingsproces, ongeacht of dit online op een van onze websites, via een online boekingskanaal, via een reisagent, via ons callcenter of direct bij het hotel plaatsvindt, verwerken we uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (i) u in staat stellen een kamer te reserveren in het hotel van uw keuze; (ii) verifiëren van de beschikbaarheid van het hotel en om de boeking administratief te verwerken; (iii) u een boekingsbevestiging te sturen; en (iv) u e-mails te sturen voorafgaande aan uw aankomst. U kunt zich op ieder gewenst moment afmelden voor de e-mails voorafgaande aan uw aankomst door op de link in de e-mails te klikken.

Verwerkte gegevenscategorieën

Adres, boekingsgegevens (inclusief reserveringsnummer), aankomst- en vertrekdatum, e-mailadres, voornaam/achternaam, voornaam/achternaam van volwassen medegast(en), type, nummer en vervaldatum van betaalkaart, telefoonnummer, titel

Gegevensbron

Afhankelijk van het gebruikte boekingsmechanisme:

– Direct van u via het online boekingsformulier
– Via het onlineboekingskanaal dat u gebruikt heeft om de boeking te maken
– Via uw reisagent
– Via het telefonische kanaal van het hotel
– Van het hotel zelf, hotel Adoma waar u direct gereserveerd heeft

Reden voor verwerking

Verwerking is noodzakelijk om stappen te ondernemen en een contract uit te voeren.

Ontvangers van gegevens

– Het hotel zelf, hotel Adoma
– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– IT-dienstverleners die betrokken zijn bij het (online) boekingsproces
– IT-dienstverleners
– Dienstverlener voor e-mailcommunicatie

Gasttevredenheidsonderzoeken

We kunnen u tijdens of na uw verblijf per e-mail gasttevredenheidsonderzoeken sturen om ons in staat te stellen de prestaties van onze hotels te meten. U kunt zich op ieder gewenst moment afmelden voor onze e-mails voor gasttevredenheidsonderzoeken door op de link in de e-mails te klikken.

Verwerkte gegevenscategorieën

Land van verblijf, aankomst- en vertrekdatum, e-mailadres, voornaam/achternaam, nationaliteit, verblijfsdetails

Gegevensbron

Afhankelijk van het gebruikte boekingsmechanisme:

– Direct van u via het boekingsformulier
– Via het onlineboekingskanaal dat u gebruikt heeft om de boeking te maken
– Via uw reisagent
– Via ons telefonisch kanaal (WhatsApp, huistelefoon)
– Van het hotel zelf, hotel Adoma waar u direct gereserveerd heeft

Reden voor verwerking

Verwerking is noodzakelijk om de goede uitvoering van het contract dat u met ons heeft te garanderen en op te volgen.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– Provider van gasttevredenheidsonderzoeken

Analyse van service-e-mails

In het kader van service-e-mails, waaronder e-mails over gasttevredenheidsonderzoeken en alle e-mails met betrekking tot uw boeking voorafgaand aan uw aankomst, kunnen wij uw Persoonsgegevens verwerken en verzamelen, en in het bijzonder wanneer u een service-e-mail heeft geopend en acties hierop heeft ondernomen, voor analytische doeleinden om de doorklikratio te meten en de inhoud van onze service-e-mails te verbeteren. U kunt zich op ieder gewenst moment afmelden voor onze service-e-mails door op de link in de service-e-mails te klikken.

De onderstaande informatie omschrijft de soorten gegevens die we om deze reden verwerken, waar we uw gegevens vandaan halen, de gronden waarop wij de verwerking uitvoeren en met wie we uw gegevens kunnen delen.

Verwerkte gegevenscategorieën

E-mailadres, e-mail klikgedrag, e-mail openingsgedrag, voornaam/achternaam

Gegevensbron

Van onze dienstverlener voor e-mailanalyses

Reden voor verwerking

Het is een legitiem belang van NV immo Adoma als bedrijf om een beter inzicht te krijgen in het e-mail klikgedrag van de gasten om te kunnen bepalen of verbeteringen nodig zijn. In dit kader prevaleren de zakelijke belangen van NV immo Adoma boven die van u.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– IT-dienstverleners
– Dienstverlener voor e-mailanalyses

Hotelgasten

Inchecken en uitchecken bij het hotel

Als u bij het hotel van uw keuze verblijft, verzamelen en verwerken we uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (i) registratie van uw aankomst en vertrek bij het hotel; (ii) om een creditcardgarantie of hotelaanbetaling te krijgen om de betaling van uw verblijf te garanderen; (iii) creëren of updaten van uw profiel in ons hotelmanagementsysteem; (iv) beoordelen of u in aanmerking komt voor een kamerupgrade en dit beheren, indien van toepassing; (v) beheren van de betaling van uw verblijf; (vi) opmaken, printen of versturen van een factuur voor uw verblijf; en (vii) betalen van een commissie aan uw reisagent (indien van toepassing).

In het geval u een kamer heeft geboekt in een van onze hotels maar op de gecommuniceerde aankomstdatum niet komt opdagen, zonder te annuleren, verwerken wij uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (i) het annuleren van uw verblijf en andere reserveringen die u gemaakt heeft; en (ii) het beheren, verwerken en verrekenen van verschuldigde openstaande betalingen.

Verwerkte gegevenscategorieën

Adres, boekingen (hotel, restaurant, evenement, theater, etc.), aankomst- en vertrekdatum, e-mailadres, voornaam/achternaam, voornaam/achternaam van volwassen medegast(en), type, nummer en vervaldatum van de betaalkaart, telefoonnummer, titel

Gegevensbron

Afhankelijk van het gebruikte boekingsmechanisme:

– Direct van u via het boekingsformulier
– Via het onlineboekingskanaal dat u gebruikt heeft om de boeking te maken
– Via uw reisagent
– Via ons telefonish kanaal (WhatsApp, huistelefoon)
– Van het hotel zelf, hotel Adoma waar u direct gereserveerd heeft

Reden voor verwerking

Verwerking is noodzakelijk om het contract dat u met ons heeft, uit te voeren.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– IT-dienstverleners
– Uw reisagent, indien van toepassing

Kredietlimietrapporten

Om betaling voor alle gasten die in een hotelkamer verblijven te garanderen, wordt iedere hotelgast bij aankomst om een creditcard of aanbetaling verzocht. Om te garanderen dat u uw kredietlimiet niet overschrijdt tijdens uw verblijf, produceren we meerdere malen per dag een kredietlimietrapport om te verifiëren of uw kredietlimiet is bereikt. Deze kredietlimietrapporten kunnen uw Persoonsgegevens bevatten. Houd er rekening mee dat onder beperkte omstandigheden deze kredietlimietrapporten onderwerp kunnen zijn van onze interne financiële audits en daarom geopend kunnen worden door leden van onze internationale auditafdeling, om te garanderen dat ons hotel de interne richtlijnen en beleidslijnen van de NV immo Adoma volgen.

Verwerkte gegevenscategorieën

Aankomst- en vertrekdatum, voornaam/achternaam, type, nummer en vervaldatum van de betaalkaart

Gegevensbron

Afhankelijk van het gebruikte boekingsmechanisme:

Reden voor verwerking

Verwerking is noodzakelijk om de uitvoering van het contract dat u met ons heeft, te garanderen.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– IT-dienstverleners

Hotelverblijf

Als u in een van onze hotels verblijft, doen wij er alles aan om uw verblijf zo prettig mogelijk te maken. Dit vereist de verwerking van uw Persoonsgegevens voor het leveren van specifieke diensten tijdens uw hotelverblijf. Deze diensten omvatten (i) schoonmaken en onderhoud; (ii) retourneren van verloren of vergeten items aan u; en/of (iii) beheer van voorkeuren van u en uw medegast(en), zoals dieetvereisten en kussenvoorkeuren, om u een betere service te kunnen verlenen tijdens uw verblijf bij ons.

Verwerkte gegevenscategorieën

Adres, consumptiegewoontes, aankomst- en vertrekdatum, dieetvereisten, e-mailadres, voornaam/achternaam, voornaam/achternaam van volwassen medegast(en), andere voorkeuren, betalingsgegevens (voor het retourneren van verloren of vergeten artikelen), telefoonnummer

Gegevensbron

Afhankelijk van het gebruikte boekingsmechanisme:

Reden voor verwerking

Het is een legitiem belang van NV immo Adoma als bedrijf om de dagelijkse hotelonderhoudsactiviteiten te organiseren, om de geleverde diensten te verpersoonlijken en/of in staat te zijn om de eigenaar te identificeren van een verloren of vergeten item. Rekening houdend met de beperkte hoeveelheid Persoonsgegevens die worden verwerkt en gedeeld voor zulke doeleinde(n), prevaleren de belangen van NV immo Adoma boven die van u.

Ontvangers van gegevens

– Hotelpersoneel, inclusief schoonmaak, onderhoud, balie en/of andere betrokken hotelpersoneelsleden
– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– IT-dienstverleners
– Leverings- of koeriersdienstverleners (met het oog op het retourneren van verloren of vergeten artikelen)

Aanvullende diensten en faciliteiten voor hotelgasten

In veel van ons hotel kunt u gebruikmaken van aanvullende diensten en faciliteiten, zoals ontbijt, roomservice, wasservices, parking, taxiverzoeken, gratis wifi enz. In het geval u gebruikmaakt van aanvullende diensten of faciliteiten bij een van onze hotels, kunnen uw Persoonsgegevens worden verwerkt om (i) de boeking en het gebruik van dergelijke aanvullende hotelservices en/of faciliteiten te beheren; (ii) boekingen vooraf van aanvullende services en/of faciliteiten te beheren; (iii) de aankomst van terugkerende gasten bij het hotel en de keuze van kamervoorzieningen en -eigenschappen te personaliseren; en (iv) de gemaakte kosten voor dergelijke services en/of faciliteiten te managen.

Verwerkte gegevenscategorieën

Consumptiegewoontes, aankomst- en vertrekdatum, dieetvereisten, e-mailadres, voornaam/achternaam, voornaam/achternaam van volwassen medegast(en), type, nummer en vervaldatum van de betaalkaart, titel

Gegevensbron

– Direct van u via het online boekingsformulier
– Via het onlineboekingskanaal dat u gebruikt heeft om de boeking te maken
– Via uw reisagent
– Via ons telefonish kanaal (WhatsApp, huistelefoon)
– Direct van u als u een verzoek doet voor een aanvullende service/faciliteit bij de balie van het hotel of de conciërge
– Via het online boekingsplatform voor extra diensten en faciliteiten

Reden voor verwerking

Verwerking is noodzakelijk om stappen te ondernemen met het oog op het aangaan van een contract en/of het uitvoeren van het contract.

Ontvangers van gegevens

– Hotelpersoneel, inclusief balie, roomservice en/of andere betrokken hotelpersoneelsleden
– Andere betrokken entiteiten van de NV immo Adoma
– IT-dienstverleners

Websiteformulieren

Als u een bepaalde vraag of feedback heeft, waaronder de uitoefening van uw rechten onder de AVG, kunt u contact met ons opnemen via de contactformulieren op onze website(s). In een dergelijke context kunnen wij uw Persoonsgegevens verwerken om uw vraag of verzoek af te handelen en te beantwoorden of om gevolg te geven aan uw feedback. We bieden ook andere formulieren op onze websites die u kunnen helpen bij het aanvragen bij ons van een bepaalde dienst, zoals het formulier voor beste online prijsgarantie.

De onderstaande informatie omschrijft de soorten gegevens die we om deze redenen verwerken, waar we uw gegevens vandaan halen, de omstandigheden waaronder we de verwerking uitvoeren en met wie we uw gegevens kunnen delen.

Verwerkte gegevenscategorieën

– E-mailadres, voornaam/achternaam, verblijfsdetails, land van herkomst, telefoonnummer en alle andere gegevens die u met ons deelt in de open velden voor commentaar.

Gegevensbron

– Direct van u via het formulier

Reden voor verwerking

– Ad-hoctoestemming verkregen via het contactformulier

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van NV immo Adoma
– IT-dienstverleners

Analyse

We kunnen door u verstrekte gegevens gebruiken voor analytische doeleinden om uw ervaring te optimaliseren, onze marketing, business en operationele efficiëntie te verbeteren, segmenten van onze klanten te creëren gebaseerd op hun Persoonsgegevens, en onze aanbiedingen en promoties aan te passen aan uw voorkeuren en consumptiegewoontes. In het kader van dergelijke analyses, analyseren en combineren we verschillende gegevens die we over onze gasten hebben, waaronder (i) reacties op tevredenheidsonderzoeken onder onze gasten; (ii) communicatie die gasten met ons hebben; (iii) doorklikpercentages voor onze marketingcommunicatie; (iv) het gedrag van onze gasten op onze websites; (v) boekingen.

Verwerkte gegevenscategorieën

– Hotelverblijfsdetails, adres, boekingen (hotel, restaurant, evenement, theater, etc.), aankomst- en vertrekdatum, titel, voornaam/achternaam, voornaam/achternaam van volwassen medegast(en), e-mailadres, telefoonnummer, type, nummer en vervaldatum van de betaalkaart, inwisselgeschiedenis.

Gegevensbron

– Direct van u via het online boekingsformulier
– Via het onlineboekingskanaal dat u gebruikt heeft om de boeking te maken
– Via uw reisagent
– Via ons telefonish kanaal (WhatsApp, huistelefoon)
– Van onze dienstverlener voor e-mailanalyses
– Direct van u als u een verzoek doet voor een aanvullende service/faciliteit bij de balie van het hotel of de conciërge

Reden voor verwerking

– Het is in het legitieme belang van NV immo Adoma als bedrijf om de voorkeuren en consumptiegewoontes van gasten te begrijpen. In dit kader prevaleren de zakelijke belangen van NV immo Adoma boven die van u.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van de NV immo Adoma
– IT-dienstverleners
– Dienstverlener voor analyses
– Providers van gerichte advertenties

Social media en online beoordelingen

We kunnen uw Persoonsgegevens verwerken die we verkrijgen via social mediaplatforms (waaronder Facebook, Instagram, WhatsApp) of online beoordelingen (waaronder op TripAdvisor) met betrekking tot hotel Adoma voor (i) het behandelen van uw vragen of klachten; (ii) het bewaken van onze online reputatie; en (iii) het verbeteren van onze diensten en het identificeren van mogelijkheden waar we ons op kunnen focussen.

Een aantal van onze social mediapagina’s stellen gebruikers in staat om hun eigen content in te dienen. Houd er rekening mee dat alle content die u naar een van onze social mediapagina’s zendt, door het publiek bekeken kan worden en dat u voorzichtig moet zijn met het geven van bepaalde persoonlijke informatie (bijv. financiële informatie of adresgegevens) via deze platforms. Wij zijn niet verantwoordelijk voor acties die door andere personen worden ondernomen als u persoonlijke informatie post op een van onze social mediaplatforms (bv. Facebook of Instagram or WhatsApp). Wij verwijzen u ook naar de privacy- en cookiebeleidslijnen van de social mediaplatforms die u gebruikt.

Verwerkte gegevenscategorieën

– Alle persoonsgegevens die u met ons deelt of die u publiceert op social media of in andere online reviews over ons

Gegevensbron

– Direct van u via openbaar toegankelijke social-mediapagina’s, online boekingskanalen of andere (review)websites
– Via onze dienstverlener voor online reputatiebewaking

Reden voor verwerking

– Het is in het legitieme belang van NV immo Adoma als bedrijf om de persoonsgegevens te verwerken die u aan ons heeft verstrekt of die u openbaar heeft gemaakt op social-mediaplatforms, onlineboekingskanalen of andere (review)websites om onze services te verbeteren en zakelijke mogelijkheden te identificeren. In dit kader prevaleren de zakelijke belangen van NV immo Adoma boven die van u.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van de NV immo Adoma
– Dienstverlener voor online reputatiebewaking

Prijsvragen op social media

Van tijd tot tijd organiseren we een prijsvraag op een van onze social mediapagina’s. Als u ervoor kiest deel te nemen aan zo’n prijsvraag, verwerken wij uw Persoonsgegevens om de social mediaprijsvraag te organiseren en te beheren en om de winnaar(s) te kiezen.

Verwerkte gegevenscategorieën

– Dit is afhankelijk van de gegevensvelden waar de prijsvraag betrekking op heeft, maar vrijwel altijd omvat dit de volgende gegevenscategorieën:

Adres, e-mailadres, voornaam/achternaam, telefoonnummer

Gegevensbron

– Direct van u via onze social-mediapagina’s

Reden voor verwerking

– Verwerking is noodzakelijk om stappen te ondernemen om een contract aan te gaan en uit te voeren als u de algemene voorwaarden van de prijsvraag accepteert.

Ontvangers van gegevens

– Andere betrokken entiteiten van de NV immo Adoma
– IT-dienstverlener

Uw rechten – Onder de EU-privacywetgeving

Als u zich in de EU bevindt, verleent de EU-privacywetgeving bepaalde rechten, zoals hieronder opgesomd, die u in principe gratis kunt uitoefenen, behoudens wettelijke uitzonderingen. Deze rechten kunnen beperkt zijn, wanneer bijvoorbeeld de inwilliging van uw verzoek de Persoonsgegevens van een andere persoon bekend zou maken, of wanneer u ons vraagt informatie te verwijderen waarvan wij wettelijk verplicht zijn of dwingende legitieme belangen hebben om deze te bewaren. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek indienen via e-mail naar info@hotel-adoma.be.

Als u onopgeloste kwesties heeft, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit waar u woont of waar u denkt dat een schending heeft plaatsgevonden. We moedigen u aan er in eerste instantie melding van te maken bij ons, maar voor zover dit recht op u van toepassing is, heeft u het recht om uw klacht direct bij de betreffende toezichthoudende autoriteit in te dienen.

Recht op toegang tot en rectificatie van uw gegevens

U heeft het recht op toegang tot en herziening en rectificatie van uw Persoonsgegevens. U kunt gerechtigd zijn ons een kopie van uw informatie te vragen, dit te herzien of te corrigeren als u informatie zoals uw naam, e-mailadres, wachtwoorden en/of andere voorkeuren wilt rectificeren. U kunt dit eenvoudig doen door in te loggen op uw account op onze website (als u er een heeft) of door contact met ons op te nemen via info@hotel-adoma.be . U kunt ook een kopie vragen van de verwerkte Persoonsgegevens zoals omschreven in dit Privacybeleid.

Recht op wissen

In overeenstemming met de EU-privacywetgeving heeft u het recht om uw door ons verwerkte Persoonsgegevens te laten wissen zoals omschreven is in dit Privacybeleid in het geval deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens in eerste instantie werden verzameld of verwerkt of in het geval u uw toestemming heeft ingetrokken of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking zoals omschreven in dit Privacybeleid en er geen andere wettelijke reden voor de verwerking van toepassing is. Als u uw Persoonsgegevens wilt laten wissen, stuur dan een verzoek via e-mail naar info@hotel-adoma.be.

Recht op beperking van de verwerking

Onder bepaalde omstandigheden zoals omschreven in de EU-privacywetgeving kunt u ons verzoeken de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u de juistheid van uw Persoonsgegevens betwist. In zo’n geval zullen wij de verwerking beperken tot wij de juistheid van uw gegevens kunnen verifiëren.

Recht op het aantekenen van bezwaar tegen verwerking

Onder bepaalde omstandigheden zoals beschreven in EU-privacywetgeving kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, inclusief wanneer uw Persoonsgegevens worden verwerkt voor directe marketingdoeleinden.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer u uw gegevens direct aan ons heeft verstrekt en wanneer de verwerking automatisch wordt uitgevoerd en gebaseerd is op uw toestemming of de uitvoering van een contract tussen u en ons, dan heeft u het recht om de verwerkte Persoonsgegevens over u in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en om deze gegevens naar een andere dienstverlener te versturen.

Uw rechten – Gebruikers buiten de EU

Afhankelijk van waar u zich bevindt, heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens en zullen wij voldoen aan de relevante vereisten van de toepasselijke wetgeving en dit Privacybeleid.

Privacyrechten in Californië

Als u in Californië woonachtig bent, heeft u het recht om ons één keer per jaar te vragen of wij Persoonsgegevens met derden hebben gedeeld voor hun directe marketingdoeleinden. Stuur ons om een verzoek te doen een e-mail naar info@hotel-adoma.be, of schrijf ons op het onderstaande adres. Geef in uw brief aan dat u een inwoner van Californië bent en een ‘Shine the Light’-aanvraag doet.

Inwoners van Nevada

Melding voor inwoners van Nevada: wij verkopen uw informatie niet, zoals bepaald door de wetgeving van Nevada.

Russische staatsburgers

In overeenstemming met de Russische federale wet ‘Inzake persoonsgegevens’ nummer 152-FZ verzamelen, registreren, systematiseren, accumuleren, bewaren, updaten (vernieuwen en wijzigen) en extraheren we Persoonsgegevens over Russische staatsburgers met gebruik van databases die zich op het grondgebied van de Russische Federatie bevinden. Wanneer u aangeeft een Russische staatsburger van de Russische Federatie te zijn, zullen we uw Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met deze vereiste en zal uw profiel worden beheerd in databases in de Russische Federatie. Wanneer u niet aangeeft een staatsburger van de Russische Federatie te zijn, zullen we niet in staat zijn uw Persoonsgegevens volgens deze vereisten te verwerken en beheren en kunnen hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld. U bent als enige verantwoordelijk voor het aangeven van het land van uw staatsburgerschap. Informatie die Persoonsgegevens van Russische staatsburgers bevat, kan van de Russische Federatie worden doorgestuurd naar landen die een adequaat beschermingsniveau voor Persoonsgegevens waarborgen, zoals de Europese Unie en andere landen die door de Russische wet worden erkend als landen die adequate bescherming bieden, en ook naar andere landen die misschien geen adequaat beschermingsniveau voor Persoonsgegevens bieden. Door via onze websites en apps gegevens aan ons op te sturen, formulieren naar ons te verzenden, of zich te registreren voor onze websites, programma’s en apps, geeft u ons toestemming uw Persoonsgegevens te verwerken.

Veiligheidsmaatregelen

Toepasselijke technische en organisatorische maatregelen worden geïmplementeerd om een juist beveiligingsniveau van uw Persoonsgegevens te garanderen, waaronder maar niet beperkt tot versleutelingstechnieken, fysieke en IT-systeem datacontroles, vertrouwelijkheidsverplichtingen etc.

In het geval Persoonsgegevens worden aangetast als een gevolg van een inbreuk op de Persoonsgegevens zullen wij de noodzakelijke meldingen hiervan doen, zoals vereist onder de toepasselijke wetgeving.

Welke regels zijn van toepassing op kinderen?

We verzamelen of vragen niet bewust om Persoonsgegevens van iemand die jonger is dan 18 jaar of stellen hen bewust in staat om een kamer in een van onze hotels te boeken. In het geval dat we ontdekken dat we Persoonsgegevens hebben verzameld van een kind jonger dan 18 jaar zonder verificatie van ouderlijke toestemming, zullen direct stappen worden ondernomen om die informatie te verwijderen. Als u denkt dat we beschikken over informatie van of over een kind dat jonger is dan 18 jaar, neem dan contact met ons op via info@hotel-adoma.be.

Hoe worden uw Persoonsgegevens met derde partijen gedeeld?

We delen of maken informatie alleen openbaar zoals hierin omschreven, inclusief aan derde partijen.

Uw Persoonsgegevens worden ook gedeeld met overheidsinstanties en/of rechtshandhavingsfunctionarissen indien dit vereist is voor de bovengenoemde doeleinden, wanneer wettelijk verplicht of wanneer vereist voor de wettelijke bescherming van de legitieme belangen van de Verwerkingsverantwoordelijke(n) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Daarnaast kunnen wij uw Persoonsgegevens en andere informatie delen met een opvolger van ons hele bedrijf of een deel daarvan, wanneer dit in ons legitieme belang is bij de verkoop van het bedrijf en in deze context gaan onze zakelijke belangen boven die van u. Als bijvoorbeeld een deel van ons bedrijf of bepaalde bedrijfsmiddelen worden verkocht, kunnen we, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, gegevens van gebruikers openbaar maken als onderdeel van die transactie.

Internationale gegevensoverdrachten

Als u zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt, kunnen de gegevens die we over u verzameld hebben, zoals omschreven in dit Privacybeleid, worden overgedragen naar en worden opgeslagen op een locatie buiten de EER, inclusief voor de verwerking van die gegevens door geselecteerde Verwerkers, om de zaken van NV immo Adoma te faciliteren. Landen buiten de EER kunnen een wetgeving hebben die niet hetzelfde beschermingsniveau biedt voor uw Persoonsgegevens als de wetgeving binnen de EER. Wanneer dit het geval is, zullen wij toepasselijke voorzorgsmaatregelen nemen om te garanderen dat zulke overdrachten voldoen aan de privacywetgeving van de EU, door het plaatsen van modelcontractclausules die goedgekeurd zijn door de Europese Commissie om een adequate bescherming te garanderen of door te garanderen dat de overdracht wordt gedaan naar een organisatie die voldoet aan het privacyschild wanneer de overdracht wordt gedaan naar de Verenigde Staten.

Houd er in dit opzicht rekening mee dat NV immo Adoma zich houdt aan het EU-VS en Zwitserland-VS privacyschild. Als er een conflict is tussen de beleidslijnen zoals beschreven in dit privacybeleid en de principes van het privacyschild, gelden de principes van het privacyschild. De Federal Trade Commission heeft handhavingsbevoegdheid met betrekking tot de naleving van NV immo Adoma van het privacyschild. NV immo Adoma kan eventueel aansprakelijk worden gesteld in gevallen van het doorsturen van gegevens naar derde partijen. Bezoek voor meer informatie over het privacyschild-programma en voor de certificeringspagina van NV immo Adoma https://www.privacyshield.gov/. Met inachtneming van de principes van het EU-VS en Zwitserland-VS privacyschild, belooft NV immo Adoma klachten over uw privacy en onze verzameling of gebruik van uw Persoonsgegevens op te lossen.

NV immo Adoma heeft verder toegezegd onopgeloste klachten met betrekking tot het EU-VS en Zwitserland-VS privacyschild door te sturen naar de American Arbitration Association, http://go.adr.org/privacyshield.html. Ten slotte, in bepaalde, gelimiteerde omstandigheden en in laatste instantie, bestaat de mogelijkheid dat individuen bindende arbitrage aanvragen bij het Privacy Shield Panel dat is opgericht door het Amerikaans ministerie van Handel en de Europese Commissie.

Houd er rekening mee dat, als u geen inwoner van de Europese Unie of Zwitserland bent, de vereisten met betrekking tot het afhandelen van klachten en de handhavingsmechanismen van het privacyschild, mogelijk niet op u van toepassing zijn en dat u er geen beroep op kunt doen.

In het geval u meer informatie wilt over onze waarborgen voor gegevensoverdracht en de toegepaste mechanismes, kunt u contact met ons opnemen via info@hotel-adoma.be.

Hoelang bewaren we uw Persoonsgegevens?

We bewaren uw Persoonsgegevens voor zo lang het vereist is om de activiteiten zoals omschreven in dit Privacybeleid te vervullen, zolang het anderszins aan u gecommuniceerd wordt of zolang het toegestaan is door de toepasselijke wetgeving. Wij bewaren bijvoorbeeld uw Persoonsgegevens als het redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen, te voldoen aan regelgevende vereisten, geschillen of procesvoering op te lossen, of als anderszins nodig is om dit Privacybeleid uit te voeren en fraude en misbruik te voorkomen.

Om de juiste bewaarperiode voor de informatie die we over u verzamelen te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de Persoonsgegevens, het mogelijke risico van ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van de gegevens, het doeleinde waarvoor we de Persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden via andere middelen kunnen bereiken en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Is dit Privacybeleid van toepassing op websites van derde partijen?

Als u klikt op een link naar een website van een derde partij, gaat u naar een website waar wij geen controle over hebben en is ons Privacybeleid niet langer van toepassing. Uw gebruik van een andere website is onderhevig aan de gebruiksvoorwaarden en privacy- en andere beleidslijnen van de website van die derde partij. Lees het privacybeleid van andere websites zorgvuldig. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de informatie of inhoud op de websites van derden.

Wat gebeurt er als we dit beleid aanpassen?

We behouden ons het recht voor om dit Privacybeleid van tijd tot tijd aan te passen en bij te werken. We zullen deze wijzigingen onder uw aandacht brengen wanneer ze mogelijk een fundamentele wijziging vormen van de verwerking of wanneer ze relevant zijn voor de aard van de verwerking of wanneer ze relevant zijn voor u en de impact op de beschermingsrechten van uw Persoonsgegevens.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Vragen, commentaar, opmerkingen, verzoeken of klachten met betrekking tot dit Privacybeleid zijn van harte welkom en kunnen worden gericht aan info@hotel-adoma.be. Als u vragen heeft over de praktijken van het hotel of over de gegevens die het beheert, neem dan rechtstreeks contact op met het hotel.

U kunt ons ook schrijven naar:

NV immo Adoma
Sint-Denijslaan 19
9000 Gent
België